Nytt digitalt klubbverktøy under arbeid

For å hjelpe klubbstyrene utvikler Fagforbundet et nytt nettbasert verktøy for å gjøre styrejobben enklere. Verktøyet er under arbeid og Fagforbundet Oslo har intervjuet prosjektlederne.

14.12.2021 av Martin Halsos
Sist oppdatert: 14.12.2021

Digitaliseringsprosjektet Klubbstyrenes arbeidsrom ledes av Fredrik Olstad, tidligere avdelingsleder i helsetjenesten og nestleder i Fagforbundet Pleie og Omsorg Oslo og Tim Sørensen, miljøterapeut og opplæringsansvarlig i Fagforbundet Pleie og Omsorg Oslo. Begge har lang erfaring fra fagforeningsarbeid.
 
Hvorfor jobber dere med Klubbstyret arbeidsrom? 

- Jeg tok initiativ til Klubbstyrets arbeidsrom, fordi klubbstyrene må få et godt arbeidsverktøy som er enkelt å bruke i den travle hverdagen. Et verktøy som gjør at de digitale ressursene jobber med våre tillitsvalgte i klubbene. Klubbstyrets arbeidsrom har som mål at det skal hente inn så mange som mulig av automatiseringsapper på en formidabel og enkel måte, slik at våre klubber når fram med Fagforbundets politikk, sier Fredrik Olstad.

- En annen viktige utfordring som våre klubber har, er et verktøy for å oppbevare dokumenter. Vi så dessverre at det ved flere anledninger var viktige avtaler og dokumenter som gikk tapt ved utskiftning av tillitsvalgte i klubbene. Men dette handler også i stor grad om å ta ansvar som fagforening for at våre klubber kan følge GDPR-reglene når sensitive dokumenter skal oppbevares, legger Tim Sørensen til.
  

Hva er bakgrunnen for Klubbstyrets arbeidsrom? 

- Idéen til Klubbstyrets arbeidsrom så dagens lys rett etter nedstigningen 12. mars 2020. Min kollega Tim og jeg fikk tid til å tenke på hva vi kan gjøre for å samle og lagre informasjon bedre og for å ha en bedre struktur for saksbehandlingen til klubbstyrene og i samhandlingen med fagforeningen. Videre at det digitale universet som eksisterer må trekkes ned, slik at det blir forstårlig for travle klubbstyrer. Vi tenkte at dersom vi legger forholdene til rette digitalt, kan automatiseringsfunksjoner bidra til at klubbene og Fagforbundet jobber effektivt for å nå målsettingene til Fagforbundet på en sikker, trygg og effektiv måte, forklarer Olstad. 

- Da nedstigningen kom hadde vi allerede lagt ned et stort arbeid med å omstrukturere fagforeningens arkiv og saksbehandling med hjelp av ARBARK og IT eksperten.  Men vi erfarte at fagforeningens systemer var dårlig tilpasset klubbene. Vi var i kontakt med både regionen og Fagforbundet nasjonalt, og fikk vite at det ikke fantes noe system som våre klubber kunne bruke. Vi bestemte oss derfor for å ta fatt på oppgaven selv, sier Sørensen.

Hvordan vil Klubbstyrets arbeidsrom endre hverdagen for tillitsvalget? 

- Når prosjektet er ferdig er formålet å gjøre tillitsvalgthverdagen enklere, mer oversiktlig og særdeles effektiv, sier Olstad.

- Målet er at medlemmer som tar på seg verv i klubben skal settes i stand til å utføre oppgavene som ligger til vervet, på en god og trygg måte. Klubbstyrets arbeidsrom skal fungere som et arbeidsverktøy, som supplerer og understøtter det viktige arbeidet fagforeningen har med å bygge, skolere, veilede og bistå klubbene.

Hva er status for Klubbstyrets arbeidsrom og videre tidsplan?

- Som sagt starta vi 13. mars 2020. Fagforeningen var veldig digitale fra før, så overgangen den gang var såre enkel. Vi kjørte første testpilot året etter. Ting tar tid når man skal tjenestedesigne, programmere og kjøre et antall prøv- og feil-faser. Fra 1. desember 2021 kjøres nå en konseptuell fase av prosjektet med seks involverte fagforeninger, hvor tre av fagforeningene har nasjonale klubber. Fra mars 2022 vil man gå fra konseptfase til prosjektfase, slik at verktøyet vil kunne rulles ut i årsskiftet 2022/2023, forteller Olstad

- Det er viktig å presisere at Klubbstyrets arbeidsrom vil være i konstant utvikling. Det er helt avgjørende for oss at klubbenes bruk av systemet og behov skal danne grunnlag for videreutvikling. Ikke minst vil det være mye arbeid med å få klubbstyrets arbeidsrom til å samhandle med resten av Fagforbundets systemer, som for eksempel medlemsregisteret, kompetansesenterets saksbehandlingssystem, Fagforbundets avtalebase, skolering og det yrkesfaglige arbeidet, påpeker Sørensen.

Har dere fått noen aha-opplevelser underveis i prosjektet? 

- I den grad man får aha-opplevelser i Fagforbundet, må det vel være at fagforeninger må jobbe hardere med klubbstruktur. Klubbene er fagforeningen på arbeidsplassen. Det er der det skjer. Vi i fagforeningen skal gjøre alt vi kan for at klubbstyrene fungerer. Den forståelsen møter man ikke overalt ennå, forteller Fredrik Olstad, nestleder i Fagforbundet Pleie og Omsorg Oslo

- En av mine største aha-opplevelser er hvor etterlengtet et slik system er. Det er utrolig motiverende å bli tatt så godt imot av klubbene, fagforeninger og resten av Fagforbundet, avslutter Tim Sørensen, opplæringsansvarlig Fagforbundet Pleie og Omsorg Oslo.