Fagforbundets kommentar til representantforslag om evaluering av omorganiseringen av Arkivverket
På forespørsel fra stortingsrepresentant Kari Henriksen (AP) har Fagforbundets faggruppe arkiv kommet med en kommentar til Senterpartiets representantforslag om å evaluere omorganiseringen av Arkivverket og sikre regionale arkivtjenester.
22.11.2018
av
Martin Raaen Eidissen
Sist oppdatert: 04.12.2018
Fagforbundets faggruppe arkiv har kommet med innspill til Senterpartiets representantforslag om evaluering av omorganiseringen av Arkivverket.
Representantforslaget finner du her.
Under følger hele innspillet:
Vi i Fagforbundets faggruppe arkiv har nå gått gjennom representantforslaget det vises til. Vi er enige i mye, og vi kjenner oss igjen i beskrivelsene av Arkivverket etter omorganiseringen. Det er veldig positivt at Stortinget vil ta ansvar for videre prosesser og oppfølging.
Vi reagerer imidlertid på noe av det som kommer fram – våre kommentarer refererer til teksten som er markert i fet skrift.
Forslagsstillerne er kjent med at Arkivverket nå har pågående prosesser hvor siktemålet oppgis å være å styrke små arkivmiljøer ved å se på synergier (stordrift, kompetanse, tjenester). Påstått gevinst er «lavere kostnader på et bedret tilbud til publikum». Pilot Agder er et slikt prosjekt der Arkivverket oppgir at de vil:
- Bygge sterkere fagmiljø på arkiv i regionene
- Se på muligheter for å overføre statlige oppgaver til regioner/kommuner
- Gjennomføre en pilot for å undersøke nye måter å samhandle om arkivoppgaver
I avtale med Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA) vil det samarbeides om brukertjenester, depottjenester og arrangementstjenester. Arkivverket vil legge til rette for at andre aktører i Agder kan innlemmes som resultat av reformen og erfaringer kan overføres til andre regioner ved behov.
Vi opplever at med overføring av statlige oppgaver til regioner/kommuner pleier det ikke å følge med tilstrekkelige overføringer av ressurser og andre midler. Kommunale budsjetter er under press hele tiden, og vi er bekymret for at de oppgavene som eventuelt blir overført ikke blir prioritert i kommunen.
Dessuten:
Vi ønsker ikke «en NAV –reform» på
arkivområdet, hvor Arkivverket blir en slags
paraplyorganisasjon med ansatte fra kommunen og staten underlagt
dem.
Vi opplever også at det er viktig at Stortinget deltar aktivt
i den videre prosessen, og følger med pilot Agder og de
eventuelle positive virkningene som kommer ut av dette
pilotprosjektet. I forlengelse av dette mener vi at det er for
tidlig å evaluere omorganiseringen av Arkivverket i 2019.
Når det gjelder saker som burde meldes til Arkivverket støtter vi helhjertet det som gjelder IKS og private virksomheter, for eksempel private skoler, barnehager og selvstendige rettssubjekter (som aksjeselskap og interkommunale selskaper).
Vi skrev
følgende i vårt svar til Kari Henriksens
interpellasjon:
«I dag er situasjonen slik at flere interkommunale
samarbeidsordninger ikke har arkiv- og dokumentasjonsplikt. De er
kommunale aksjeselskap og interkommunale selskap organisert etter
lov om slike selskap (LOV-1999-01-29-6). Interkommunalt samarbeid
er svært utbredt for å løse blant annet
lovpålagte oppgaver, ikke minst på områder der
det er svært viktig at dokumentasjon ivaretas i et
rettighetsperspektiv for eksempel. barnevern, omsorg, barnehagene,
vann og avløp, strømforsyning, renovasjon osv.
Konsekvensen av manglende lovregulering av arkiv og dokumentasjon i interkommunale samarbeidsordninger er at viktig juridisk, forvaltningsmessig og forskningsmessig dokumentasjon kan gå tapt, både for eierkommunene og for enkeltpersoner. For å sikre en helhetlig samfunnsdokumentasjon og bevare rettighetsdokumentasjon bør arkiv fra private virksomheter og selvstendige rettssubjekter (som aksjeselskap og interkommunale selskaper) som utfører oppgaver på vegne av det offentlige få arkivplikt etter arkivloven».
Tett knyttet opp mot dette mener vi at arkivlovutvalget også bør se nærmere på vårt forslag om en opprettelse av en nasjonal skytjeneste i offentlig regi. Vi har sendt følgende innspill til arkivlovutvalget i den forbindelse:
Riksrevisjonens
undersøkelse av digitalisering av kommunale
tjenester:
Riksrevisjonen la i 2016 fram en undersøkelse av digitaliseringsarbeidet i kommunene. Revisjonsrapporten konkluderte med at dette arbeidet var kommet kortere enn man kunne ønske.
Rapporten peker på flere grunner til at arbeidet med digitalisering ikke er blitt prioritert, og et par av disse er spesielt relevante i denne sammenheng:
- Mange kommuner har ikke tilstrekkelig IKT-kompetanse. Dette gjelder både strategisk og teknisk kompetanse. Selv om nesten tre fjerdedeler av kommunene deltar i et IKT-samarbeid, og slik får utvidet sin kompetansebase, er ikke dette nok.
- Mange kommuner har ikke tilstrekkelig bestiller kompetanse til å anskaffe de IKT-løsningene kommunen trenger.
Riksrevisjonens spørreundersøkelse viser at kun 44% av rådmennene mener at deres kommune har god nok bestiller kompetanse til å anskaffe IKT-systemer i tråd med kommunens behov.
I den årlige undersøkelsen IT i praksis oppgir IT-ledere i offentlig sektor at de viktigste grunnene til at de ikke tar i bruk skytjenester er usikkerhet knyttet til personvern, compliance og/eller geografisk lokalisering av data (33%), særlige krav til sikkerhet (33%), og manglende kompetanse i egen virksomhet (14%).
https://www.riksrevisjonen.no/rapporter/sider/digitaliseringkommunaletjenester.aspx
Nasjonal strategi for bruk av skytjenester:
I 2016 la Kommunal- og moderniseringsdepartementet fram en nasjonal strategi for bruk av skytjenester. Målet var å legge frem hvordan offentlige og private virksomheter kan ha utbytte av å benytte skytjenester.
Økonomi, fleksibilitet og nærmeste ubegrenset lagringskapasitet er noen av fordelene ved bruk av skytjenester. Ulemper kan være sikkerhet, hvor blir dataene lagret og hvem har tilgang til dataene.
I høringsnotatet til arkivforskriften var det tatt inn forslag om digital lagring av arkivmateriale i utlandet. Forslaget ble tatt ut etter høringsrunden, og arkivlovutvalget fikk i oppgave å se på saken på nytt.
Forprosjekt anbefaler
etablering av markedsplass for skytjenester i Norge:
I Nasjonal strategi for bruk av skytjenester fra 2016 er et av tiltakene å etablere en markedsplass/innkjøpsordning for skytjenester.
Høsten 2017 etablerte KMD og Difi et samarbeidsprosjekt
for å vurdere ulike modeller og mulig innretning for en
markedsplass for skytjenester.
Prosjektet har gjennomført en rekke kartleggings- og
forankringsaktiviteter, både rettet mot brukere (offentlige
virksomheter) og IKT-næringen. (Difi-rapport 2018:6,
publisert 30.8.2018)
https://www.difi.no/rapport/2018/08/innkjopsordningmarkedsplass-skytjenester
I Difi rapporten er det vurdert fire mulige overordnede modeller:
1. Videreføring av dagens situasjon
2. Sentralt fremforhandlede rammeavtaler (Statens
innkjøpssenter)
3. Markedsplass for skytjenester inspirert av britiske
«G-Cloud»
4. Felles offentlig skytjeneste/avtale
Alle modellene har sine fordeler og ulemper og dessverre er ikke så mye diskutert om den felles offentlige skytjenesten fordi det i rapporten står at Kommunal- og moderniseringsdepartementet gjorde undersøkelser knyttet til det å etablere en slik egen, statlig eller offentlig skyteneste som alternativ i forbindelse med arbeidet med Nasjonal strategi for bruk av skytjenester. I denne prosessen kom det klart fram at en slik løsning i liten grad er etterspurt i virksomhetene.
I selve rapporten er det også presentert samfunns-økonomisk side av lagring av data nasjonalt:
En risiko knytter seg til annen lovgivning enn anskaffelsesregelverket. I sin samfunns-økonomiske analyse har Oslo Economics kommet fram til at det anbefalte alternativet – å etablere en markedsplass som også gjennomfører kontroller og driver veiledning i forbindelse med kjøp av skytjenester – har samfunnsøkonomisk nytte på 3,4 mrd. kr (over perioden 2019-2029), mens en innkjøpsordning basert på tradisjonelle rammeavtaler har en samfunnsøkonomisk nytte på 2,2 mrd. kroner.86 Dette forutsetter at det ikke er oppsatt hindringer mot bruk av allmenne skytjenester (lagring utenfor Norge) i regelverket, utover det som ligger i Sikkerhetsloven. Slike hindringer finnes imidlertid i dag, i arkivloven og bok-føringsloven med forskrifter. Den største identifiserte hindringen for offentlig sektor ligger i arkivregelverket.
Oslo Economics har også beregnet kostnaden ved å opprettholde den hindringen for bruk av skytjenester som er gitt av arkivloven:
Oslo Economics antar at det uansett vil være en konvertering til skytjenester, også uten at det etableres en markedsplass for skytjenester. Dersom IKT-systemer som inneholder arkivverdig informasjon ikke kan benytte allmenne skytjenester, anslår de at dette vil medføre en kostnadsøkning på ca. 900 millioner kr for nullalternativet. For en markedsplass for skytjenester med utvidet kontroll, som anbefalt i den samfunnsøkonomiske analysen, vil den reduserte samfunnsøkonomiske nytten knyttet til forbud mot å føre arkivmateriale ut av landet utgjøre ca. 2 mrd. kr.
Det er åpenbare fordeler med bruk av skytjenester. Sikkerhet til data er et viktig ankepunkt mot skytjenester og spesielt lagring av de i utlandet. Private aktører i utlandet vil da også ta hånd om offentlige norske arkiv.
Hvordan blir innsynsretten ivaretatt ved lagring av digitale arkiv i utlandet? Spørsmålene er mange og vanskelige. Visse typer digitale arkiv bør kanskje ikke ut av landet selv om det blir fastsatt strenge sikkerhetsbestemmelser i arkivforskriften. Tenker da på gradert materiale, rikets sikkerhet, helsearkiv, rettighetsdokumentasjon osv. Riksarkivaren bør ha hånd om forskriften og gi dispensasjon som i dag etter et oppdatert regelverk.
Difi anbefaler at det etableres en markedsplass for skytjenester. Markedsplassen kan baseres på den tekniske løsningen fra Storbritannia/Australia:
«Den digitale markedsplassen kan inneholde flere typer avtaler og andre mekanismer for å støtte virksomhetene i deres anskaffelser. Vi ser for oss at en norsk løsning i større grad enn den britiske vil være koblet til veiledning i gjennomføringen av en anskaffelse, tilpasset anskaffelse av skytjenester. På denne måten kan virksomhetene få hjelp som sikrer at de har gjort nødvendig forarbeid før anskaffelsen, og veiledning i hva de skal tenke på når de vurderer hvilke behov de har.»
Men når man tenker på utfordringer i kommunene (herunder manglende kompetanse), mener Fagforbundet at det er mye bedre hvis vi får en felles offentlig skytjeneste/avtale eller sentralt fremforhandlede rammeavtaler.
Kanskje bør det i regi av Riksarkivet bygges opp en stor nasjonal skytjeneste for landets offentlige arkiv, hvor det offentlige tar en del av kostnadene.