Veileder: Digital omstilling

Digitalisering kan bidra til økt produktivitet i offentlig sektor og bedre kvaliteten på tjenestene. Men da må de ansatte og tillitsvalgte være involvert i de digitale omstillingsprosessene. Det er de som utøver tjenestene som er ekspertene på hvilke digitale verktøy som kommunen bør ha i verktøykassa. En digital omstilling skal håndteres som andre omstillinger.

07.12.2020 av Omstilllingsenheten i Fagforbundet
Sist oppdatert: 16.12.2020

En undersøkelse fra 2017 viser at Fagforbundets medlemmer og tillitsvalgte er positive til ny teknologi, men at det mangler på informasjon og opplæring i nye digitale verktøy i mange kommuner. For å bidra i en digital omstilling må du ikke være IKT-ekspert, men først og fremst en god tillitsvalgt. Bakerst i dette heftet står en sjekkliste du kan bruke til å lage en omstillingsavtale for digitale omstillinger eller sjekke opp mot øvrige omstillingsavtaler som allerede finnes i kommunen.

Lov- og avtaleverk

Et godt partssamarbeid er en forutsetning for å få til digitale omstillinger. Partssamarbeidet er en arena for å ta opp vesentlige tema i digitale omstillinger som personvern, kompetanseheving og datasikkerhet. En slik arena bygger tillit mellom partene og legger til rette for at ideer fra ansatte kommer fram og blir håndtert. Dette er vesentlig for å kunne oppnå innovasjon og teknologisk utvikling.

Partssamarbeidet er forankret i hovedavtalen og kommuneloven. I tillegg til hovedavtalen og arbeidsmiljøloven er personopplysningsloven og lov om offentlig anskaffelser relevante for digitale omstillinger. For eksempel har hovedavtalen mellom LO/Fagforbundet og KS sentrale kapitler om omorganisering (§1-4-1) og arbeidsgivers plikter (§3-1). Arbeidsgiver skal gi informasjon om og drøfte beslutninger som kan føre til vesentlig endring i arbeidsorganisering eller ansettelsesforhold. Innføring av ny teknologi og større digitaliseringsprosjekter kan ha betydelig påvirkning på arbeidstakeres arbeidsforhold. I arbeidsmiljøloven omtales informasjon og drøfting i § 8-1 første ledd og tilrettelegging og medvirkning i § 4-2 første og tredje ledd

Planer om digitalisering og ny teknologi som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, som planer om innkjøp av maskiner, rasjonalisering og endringer av arbeidsprosesser, skal behandles av arbeidsmiljøutvalget.

Tillitsvalgte må kreve at verneombudene blir informert og inkludert, som beskrevet i arbeidsmiljøloven § 6-2 fjerde ledd

Det er vesentlig at de ansatte får nødvendig opplæring og at kommunen gir relevant kompetanseheving i forbindelse med digitale omstillinger.

Nye digitale tjenester og ny teknologi kan åpne opp for overvåking av ansatte og brukere av tjenestene. Tillitsvalgte skal involveres så tidlig som mulig i omstillinger som innebærer kontrolltiltak. Det står mer om dette i arbeidsmiljølovens kapittel § 9-2 første ledd.  Personvernet til de ansatte skal ivaretas i alle trinn i en digital omstilling. Personvernet reguleres av personopplysningsloven. Sørg for at personvernombudet i kommunen som har spesialkompetanse på personvern involveres i omstillingen.

Ved innkjøp av teknologi eller tjenester gjelder i de fleste tilfeller lov om offentlige anskaffelser. Likestillings- og diskrimineringsloven krever at alle IKT-løsninger, som nettsteder og automater, skal være universelt utformet.

Politikk og strategi

Fagforbundet jobber strategisk og politisk med flere sider ved digitalisering, som digitalt utenforskap og digitalt rammeverk for kommunesektoren. Et annet område, som kan angå tillitsvalgte er krav om offentlig kontroll med data. Fagforbundet mener det trengs større offentlig kontroll når det gjelder lagring og flyt av data over landegrensene. Fagforbundet mener det bør etableres en egen offentlig IT-leverandør som kan utvikle og drifte store offentlige IT-systemer i kommunene.


«Data som samles inn av det offentlige må brukes til befolkningens beste og ikke til privat profitt. Digitale offentlige tjenester skal være i kommunens egenregi og ikke kjøpes av kommersielle tjenester.»

Trond Finstad, leder, Fagforbundet Yrkesseksjon kontor og administrasjon

Digitale begreper

En grunn til at mange føler at de må være IKT-eksperter for å engasjere seg i digitale omstillinger er de spesielle begrepene. Ledelsen og teknologieksperten som bruker slike begreper bør kunne forklare hva de betyr og hva de legger i begrepene. Under er noen uttrykk som kan være relevante i din jobb.

Digitalisering: Brukes helst for å uttrykke mulighetene som følger med digital teknologi. Vidt begrep som krever at de som snakker om digitalisering er konkrete på hva slags digitalisering de mener. 

Velferdsteknologi: Teknologisk assistanse, som skal understøtte og forsterke brukernes trygghet, sikkerhet, mobilitet, samt å muliggjøre økt fysisk og kulturell aktivitet, ifølge Helsedirektoratet

Kunstig intelligens: Dataprogram som trenes opp til å utføre oppgaver gjennom å bli foret med masse data, som for eksempel Siri på iPhone. Spørsmål rundt datahåndtering er svært relevant for kunstig intelligens. Forkortes ofte AI etter artificial intelligence.

Digital transformasjon: En grunnleggende og omfattende endring – ikke en mindre justering, ifølge Difi. Virksomheten endrer hvordan den utfører oppgaver, tilbyr bedre tjenester, jobber mer effektivt eller skaper helt nye tjenester ved utnyttelse av ny teknologi. Opplevelsen for brukeren er kjernen i endringen.

GDPR: Er forkortelse for det engelske navnet på EUs personvernforordning, General Data Protection Regulation. EUs personvernforordning er dekket av den nye norske personopplysningsloven som ble vedtatt i 2018.

Skytjenester: Informasjon lagres ikke lokalt på datamaskinen eller mobiltelefonen, men et annet sted på internett. Serveren der informasjonen lagres kan være hvor som helst i verden.

Chatbot: Robot folk kan kommunisere med på nett. Satt sammen av chat – prate – og bot fra robot. Kommune-Kari er et eksempel. En chatbot bruker kunstig intelligens.  

Tingenes internett: Ting blir tilknyttet internett så de kan styres gjennom for eksempel smarttelefoner. Forkortes IoT etter Internet of things.

Kontaktinformasjon

Spørsmål angående lov- og avtaleverk rettes til kompetansesentrene. Spørsmål om yrkesfaglig argumentasjon rettes til forbundsregionen via seksjonstillitsvalgte i foreningen. 

Sjekkliste – omstillingsavtale digitalisering

Ved større omstillinger bør partene, arbeidsgivere og tillitsvalgte, inngå en omstillingsavtale. Det kan være lurt at personvernombudet deltar i utarbeidelsen av avtalen. Kompetansesenteret bør kvalitetssikre omstillingsavtaler.
Følgende bør avklares i en omstillingsavtale for digitalisering:

Generelt

  • Hvem er parter i avtalen?
  • Bakgrunnen for avtalen, det formelle grunnlaget/vedtaket som ligger til grunn
  • Formål eller hensikt
  • Involvering av verneombud

Informasjon

  • Hvordan skal prosessen foregå?
  • Klargjøring av partenes rettigheter i prosessen
  • Hvem som skal informere hvem i prosessen?

Kompetanse

  • Kartlegging av kompetanse. Hvem er ansvarlig og når bør det gjøres?
  • Kompetanseheving/-utvikling
  • Opplæring; for eksempel utstyr, personvern
  • Hvordan sørge for opplæring av vikarer?

Personvern og anskaffelser

  • Hvordan sikres personvernet til de ansatte?
  • Sjekk Datatilsynets veiledning for personvern på arbeidsplassen
  • Ved innkjøp av nye systemer – sjekk lov om offentlig anskaffelser

Bemanning og håndtering av ledige stillinger/permisjoner

  • Hvem omfattes av avtalen (ansatte i …, ansatte per …)
  • Midlertidig ansatte
  • Ansatte i permisjon

Varighet

  • Fra og til

En digital omstilling kan få ringvirkninger, som nedbemanning. For ytterligere informasjon om flere typer omstillinger, se heftet «Omstilling i kommunene»