Tips for å holde klubbmøte

Når du er nyvalgt tillitsvalgt og skal ha sitt første medlemsmøte i klubben, kan det være vanskelig å vite hvem som har ansvar for hva og hvordan du skal gå fram. Hvem skal jeg invitere? Hva må jeg huske på? Hvordan skriver jeg en saksliste? Og hva bør referatet inneholde? Har medlemmene forslag på saker som bør tas opp?

Hvem skal jeg invitere?

Et klubbmøte er for medlemmene og det er noe annet enn personalmøter og uformelle samtaler over kaffekoppen. Et klubbmøte er en arena der medlemmene kan ha direkte påvirkning på det som angår egen arbeidsplass og klubbens arbeid og prioriteringer.

Før klubbmøtet

Lag en saksliste til møtet. Dere bestemmer selv hvor mange saker dere skal ha på sakslista, men sakene du setter på sakslista skal angå egne medlemmer. En saksliste bidrar til at alle som deltar på møtet er forberedt på hvilke saker som skal tas opp.

Send ut et varsel til medlemmene om hvor og når møtet skal finne sted, sammen med sakslista. Dette må gjøres i god tid før møtet. Varselet kan både henges synlig for alle og/eller sendes på epost eller lignende. Styret i fagforeninga har adgang til medlemsmøter i virksomheten (klubben). Varselet sendes derfor også til fagforeninga.

Eksempler på saker som klubbmøtet kan diskutere:

Klubbmøtet kan blant annet diskutere klubbens syn på saker som skal opp i drøftingsmøter med arbeidsgiver, for eksempel bruk av arbeidstidsavtaler, ressursdisponering, feriefordeling, vaktplaner, vikarordning, lokale arbeidsforhold, lønns- og utdanningspolitikk, inntak av lærlinger og studenter på arbeidsplassen, omgjøring av stillinger, bemanningsplaner, kompetanseplaner.
Aktuelle saker spesielt på egen arbeidsplass, for eksempel arbeidsforhold og disponering av budsjett, bemanningsplaner, kompetanseplaner, omgjøring av stillinger.
Informasjon fra og til fagforeninga, formidle og gjennomføre Fagforbundets vedtatte politikk overfor arbeidsgiver.
Velge klubbstyre der det er hensiktsmessig.
Behandle handlingsplan for klubbstyret, som verving og gjennomføring av aktiviteter i Fagforbundsukene.

NB! Personalsaker eller saker som er følsomme for enkeltmedlemmer skal ikke behandles i klubben, men i klubbstyret. Det er viktig å begrense hvor mange som gis innsyn i individsaker. Samtidig er det viktig for behandlingen av enkeltmedlemmer at saken ikke kun behandles av én tillitsvalgt. NB! ansettelsessaker er personalsaker.

Under møtet

Skriv referat. Et referat skal inneholde følgende: Hvem eller antall var tilstede (avhengig av hvor mange), hvor og når ble møtet holdt. Referatet bør skrives slik at det er av alminnelig interesse. Det vil si at du ikke trenger å gå i detalj på hvem som sier hva. Et referat kan også inneholde saksnummer, men det viktigste er at du skriver mer utfyllende enn i en protokoll om sakens innhold.

Etter møtet

Til slutt sendes referat fra klubbmøtene til fagforeningsstyret. I tillegg bør også de medlemmene som ikke kunne være tilstede på møtet få innsyn i hva som ble diskutert, slik at de ser at dette er et forum der alle medlemmer kan være med og diskutere saker som angår dem på arbeidsplassen.