Når du er nyvalgt tillitsvalgt og skal ha sitt første medlemsmøte i klubben, kan det være vanskelig å vite hvem som har ansvar for hva og hvordan du skal gå fram. Hvem skal jeg invitere? Hva må jeg huske på? Hvordan skriver jeg en saksliste? Og hva bør referatet inneholde? Har medlemmene forslag på saker som bør tas opp?
Et klubbmøte er for medlemmene og det er noe annet enn personalmøter og uformelle samtaler over kaffekoppen. Et klubbmøte er en arena der medlemmene kan ha direkte påvirkning på det som angår egen arbeidsplass og klubbens arbeid og prioriteringer.
NB! Personalsaker eller saker som er følsomme for enkeltmedlemmer skal ikke behandles i klubben, men i klubbstyret. Det er viktig å begrense hvor mange som gis innsyn i individsaker. Samtidig er det viktig for behandlingen av enkeltmedlemmer at saken ikke kun behandles av én tillitsvalgt. NB! ansettelsessaker er personalsaker.
Skriv referat. Et referat skal inneholde følgende: Hvem
eller antall var tilstede (avhengig av hvor mange), hvor og
når ble møtet holdt. Referatet bør skrives slik
at det er av alminnelig interesse. Det vil si at du ikke trenger
å gå i detalj på hvem som sier hva. Et referat
kan også inneholde saksnummer, men det viktigste er at du
skriver mer utfyllende enn i en protokoll om sakens innhold.
Til slutt sendes referat fra klubbmøtene til fagforeningsstyret. I tillegg bør også de medlemmene som ikke kunne være tilstede på møtet få innsyn i hva som ble diskutert, slik at de ser at dette er et forum der alle medlemmer kan være med og diskutere saker som angår dem på arbeidsplassen.