Valg av kontorløsninger bør neppe være tilfeldig.
Nye valg og endringer av kontorløsninger bringer med seg en omstillingsprosess. Og som andre omstillingsprosesser, må de ansatte være med i drøftingen.
Den svenske forskeren, Christina Bodin Danielsson, fraråder bedrifter å ta beslutninger om kontorløsninger basert på trender. Hun mener man heller bør se på organisasjonens behov og hva forskningen sier om ulike typer kontorer og hvordan det påvirker arbeidsmiljø og trivsel.
Hva sier forskningen?
En studie som har sett på effekten av ulike kontorløsninger, har hentet data fra 4352 svenske kontoransatte. Studien viser at kontordesign påvirker arbeidsmiljøet og relasjonene mellom kollegaer. Danielsson argumenterer for at dette igjen påvirker de ansattes psykiske helse. Derfor oppfordrer yrkesseksjonen at ansatte tar med seg de nye endringene i arbeidsmiljøloven om psykososialt arbeidsmiljø inn i dialogen med arbeidsgiver. Lovendringene tydeliggjør arbeidsgivers rolle og ansvar for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.
Kontorløsninger påvirker den psykiske helsa
Studien viser at ulike valg av kontorløsninger påvirker psykososiale faktorer. Cellekontor fikk de beste resultatene for nesten alle faktorer, hvor de ansatte opplever man har større kontroll. Ansatte opplevde også at delte kontorer med få personer ga god tilgang på støtte fra kollegaer, som gir høy score når det gjelder psykossoiale krav. Studien avdekket også forskjeller mellom kvinner og menn, men begge grupper opplevde åpne kontorer og fravær av egne arbeidsplasser som negativt for den psykiske helsa si.
Ledere blir også påvirket
Ulike valg av kontorløsninger påvirker ikke kun de ansatte. Det påvirker også ledere, og en annen svensk studie har avdekket at aktivitetsbaserte arbeidsplasser er krevende for ledere. Slik kontorløsning kan, ifølge studien, føre til økt stress og dårligere oversikt for lederen. Dette vil igjen påvirke lederens psykiske helse, i tillegg til bedriftens produktivitet.
Hva sier norsk forskning?
STAMI har i flere egne studier funnet at ansatte som jobber i åpne kontorlandskap har større risiko for sykefravær enn dem som har cellekontor eller mindre delte kontorer. Funnene peker på at åpne løsninger gir mer støy, forstyrrelser og lavere opplevelse av kontroll, noe som igjen kan påvirke helse og tilstedeværelse over tid.
Seniorforsker Morten Birkeland Nielsen forteller at cellekontoret er det som kommer best ut både når det gjelder jobbtrivsel, helse og effektivitet.
Hva er løsningen?
Mange av medlemmene i Yrkesseksjon kontor og administrasjon jobber på kontor. Ulike kontorløsninger man finner på norske arbeidsplasser er blant annet cellekontor, teamkontor, aktivisertbaserte arbeidsplasser, åpent kontorlandskap, faste plasser eller fritt setevalg. Med forskningen med seg inn i diskusjonen om kontorløsninger, kan det tolkes som at cellekontor er løsningen.
Men one size does not fit all. Noen trives også i åpent kontorlandskap, og det er heller ikke til å stikke under en stol at flere arbeidsplasser bærer preg av at en del sitter på hjemmekontor og cellekontorer står tomme. Er det da virkelig nødvendig med ett til alle og enhver?
Medbestemmelse som en del av løsningen
Yrkesseksjon kontor og administrasjon mener at endringer av kontorløsninger i hvert fall ikke bør tas basert på trender i samfunnet. Valgene av kontorløsninger må skje i dialog mellom partene. De ansatte må være med i drøftingen for å sikre at ulike perspektiver blir vurdert og beslutninger blir bedre og mer informerte. Det fører til at ansatte opplever mer kontroll, som studiene nevnt i denne artikkelen også viser at påvirker trivselen og den psykiske helsa.
Kontorplass til alle
Yrkesseksjon kontor og adminsitrasjon er svært opptatt av ulike forhold på arbeidsplassen, som også er et av kapitlene i våre hovedlinjer. Når valg av kontorløsninger påvirker arbeidshverdagen i så stor grad som studiene tilsier, mener yrkesseksjonen det er viktig at det settes et økt fokus på dette. Valg av kontorløsninger bør neppe være tilfeldig, og enhver arbeidsplass er forskjellig.
I hovedlinjene våre har Yrkesseksjon kontor og administrasjon blant annet vedtatt at vi skal:
3.1 Arbeide for at arbeidsgiver sikrer et forsvarlig arbeidsmiljø på kontorarbeidsplassen, hjemmekontoret eller der arbeid utføres, og bidra til å styrke lovverket for hjemmekontor, samt arbeide for at yrkesskadeforsikringen skal ha like vilkår uansett arbeidssted.
3.2 Arbeide for at kontorutforming er hensiktsmessig og tilrettelagt for arbeidsoppgavene som skal utføres. Det skal være kontorplass til alle.