Ved større omstillinger bør partene, arbeidsgivere og tillitsvalgte, inngå en omstillingsavtale. Avtalen skal bidra til en forutsigbar omstillingsprosess og sikre medvirkning for tillitsvalgte. Avtalen varierer etter type omstilling. I en digital omstilling er det vesentlig med opplæring og medvirkning for ansatte som berøres av endringen. Ny teknologi kan påvirke personvernet til de ansatte. Det kan være lurt at personvernombudet deltar i utarbeidelse av avtalen for å ivareta personvernet. I tillegg til hovedavtalen og arbeidsmiljøloven er personopplysningsloven relevant i en slik avtale. Kompetansesenteret bør kvalitetssikre omstillingsavtaler.
Følgende bør avklares i en omstillingsavtale for digitalisering:
Generelt
Hvem er parter i avtalen?
Bakgrunnen for avtalen, det formelle grunnlaget/vedtaket som ligger til grunn
Formål eller hensikt
Involvering av verneombud
Informasjon
Hvordan skal prosessen foregå?
Klargjøring av partenes rettigheter i prosessen
Hvem som skal informere hvem i prosessen?
Kompetanse
Kartlegging av kompetanse. Hvem er ansvarlig og når bør det gjøres?
Kompetanseheving/-utvikling
Opplæring; for eksempel utstyr, personvern
Hvordan sørge for opplæring av vikarer?
Personvern og anskaffelser
Hvordan sikres personvernet til de ansatte?
Sjekk Datatilsynets veiledning for personvern på arbeidsplassen
Ved innkjøp av nye systemer – sjekk lov om offentlig anskaffelser
Bemanning og håndtering av ledige stillinger/permisjoner
Hvem omfattes av avtalen (ansatte i …, ansatte per …)
Midlertidig ansatte
Ansatte i permisjon
Varighet
Fra og til
Mer informasjon om omstillingsprosesser og relevant lov- og avtaleverk finnes i heftet «Omstilling i kommunene» på Fagforbundets hjemmesider: https://bouv01mstr4e2s4prod.dxcloud.episerver.net/globalassets/globale-filer/omstilling-i-kommunene-2018.pdf