Yrkesprofilen - Skolesekretær

Fagforbundet har vært i dialog med Susan Bakaas som er Skolesekretær ved Sauherad Barne-og ungdomsskoleskole i Midt-Telemark kommune.

27. mai 2020 av Rune Mathiassen

Hva er en skolesekretærs jobb ved Sauherad Barne- og ungdomsskole, og hvilken funksjon fyller skolesekretæren?

Vi er skolens ansikt utad!

Her ved skolen har vi 2 sekretærer da vi er en 1-10 skole og derfor er oppgavene våre delt mellom oss.

Den ene skolesekretæren har ansvar for skoleskyss og bestilling av skolemateriell, samt ansvar for fakturaer og regnskap.

Jeg har ansvar for Postbehandling og telefonhenvendelser. Jeg har også ansvar for lønn og personal og registrer lønn for vikarer.

Har også ansvar for Visma-flyt som er eleven, lærerne og administrasjonens verktøy, samt for arkivet, «Websak» i forhold til sentralarkiv mot Midt-Telemark. 

Det vil alltid være forefallende arbeid i tillegg til de faste oppgavene, der vi må bistå både rektor, lærere, elever og foresatte. Dette er også arbeidsoppgaver som kan være tidskrevende, og veldig variert.

Det er veldig inspirerende og givende arbeidsoppgaver som gir mye lys i hverdagen.

Hvilke utfordringer møter skolesekretæren på jobb?

Tidspress for utføring av arbeidsoppgaver i den 90% stillingen som jeg har er en utfordring. Den andre skolesekretæren har 60% stilling.

Med tanke på arbeidsoppgaver så burde absolutt stillingene vært større.

Vi har et gammelt og upraktisk bygg, men det arbeides med rehabilitering og noe av bebyggelsen blir ny. I forhold til dette er det praktiske utfordringer med fordeling av hvor elevene skal være til enhver tid.

Som dere ser, så er vi hele tiden i endringsmodus og er fleksible med tanke på hvor og hva vi jobber med.

Hvorfor valgte du å bli skolesekretær?

Jeg synes det er moro å ha kontakt med barn, og trives med å hjelpe elever, foresatte og kollegaer når de trenger det.

Har dere hatt noen spesielle utfordringer nå i denne koronatiden?

Vi har jobbet på kontoret på skolen av praktiske årsaker, og for å være tilgjengelige for foresatte og ansatte. Vi hadde høyt smittevernfokus og grunnet plassmangel hadde skolesekretærene hvert sitt kontor.

Vi fikk mange spørsmål fra foresatte som vi ikke alltid kunne svare på da det kontinuerlig var i endring i forhold til smittevernrådene.

Nå har noen av elevene og lærerne begynt så smått å være i skolen igjen, og alle er svært påpasselig med smittevern, og vi har heldigvis ikke opplevd smitte her enda.

Hvordan blir man skolesekretær?

Jeg er egentlig utdannet Stenograf som er en del av en sekretærutdanning, men har ikke bruk for stenografi i denne jobben.

For å jobbe i administrasjon for nyansatte ved et skolekontor må en enten ha lang realkompetanse, Kontorfagbrev eller høyskole. (Se link nedenfor)

https://utdanning.no/studiebeskrivelse/kontor-_og_administrasjonsfag