Fagforbundet.no

Logg inn
A A A Presse Om Fagforbundet

Personvernerklæring

Personvernerklæringen beskriver hvordan Fagforbundet ivaretar personvernet ditt som medlem i Fagforbundet, som besøkende hos Fagforbundet eller som bruker av tjenester der Fagforbundet registrerer personopplysninger om deg.

Sist endret: 28.06.2018.

 

Formål og grunnlag

Medlemmer

Fagforbundet behandler personopplysninger om medlemmene for å oppfylle forpliktelsen forbundet har til å sikre medlemmenes rettigheter i tråd med Fagforbundets vedtekter og tariffavtalene som Fagforbundet har inngått med medlemmenes arbeidsgivere og deres arbeidsgiverorganisasjoner.

Vedtektene er en gjensidig forpliktende avtale mellom Fagforbundet og medlemmene som inngås ved tegning av medlemskap. Tariffavtaler inngås mellom Fagforbundet og arbeidsgivere for å sikre medlemmenes rettigheter som arbeidstakere. 

Som hovedregel utgjør vedtektene og tariffavtalene Fagforbundets rettslige grunnlag for behandling av personopplysninger om medlemmer, tidligere medlemmer og personer som har søkt om medlemskap.

Brukere

Brukere av Fagforbundets nettsted og nettbaserte tjenester kan avgi personopplysninger i forbindelse med registrering til for eksempel e-postlister og andre åpne tjenester. 

Med mindre annet er oppgitt, er samtykke Fagforbundets rettslige grunnlag for behandling av personopplysninger som avgis av personer som ikke er medlemmer. Det er frivillig å avgi opplysningene, og samtykket kan når som helst trekkes tilbake.

Besøkende

Besøkende i Fagforbundets lokaler blir bedt om å registrere seg med navn, virksomhet og kontaktopplysninger. Behandlingsgrunnlaget for besøksregistreringen er vår berettigede interesse i å ivareta informasjonssikkerheten og fysisk sikring av lokalene. 

Ansvarsforhold

Fagforbundet er et forbund tilsluttet LO og består av omlag 450 fagforeninger. Ansvaret for behandling av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen ligger hos Fagforbundet sentralt og de lokale fagforeningene.

Delt behandlingsansvar

Fagforbundet og fagforeningene har delt behandlingsansvar for personopplysninger som Fagforbundet og fagforeningene forvalter i fellesskap.

For eksempel: opplysninger om medlemskap, kontaktopplysninger og arbeidsforhold.

Fagforbundets behandlingsansvar

Fagforbundet sentralt er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Fagforbundets hovedkontor, forbundsregionene og kompetansesentrene. 

For eksempel: søknad om stipend, reiseregninger og saksbehandling hos kompetansesentrene og forbundsadvokatene.

Fagforeningens behandlingsansvar

Fagforeningen har ansvar for behandling av personopplysninger som kun skjer i fagforeningen og som Fagforbundet sentralt ikke råder over.

For eksempel: Deltakerlister i forbindelse med lokale arrangement. 

Hvis fagforeningen behandler personopplysninger til egne formål som ikke er omtalt i denne personvernerklæringen, skal behandlingen gå fram i fagforeningens egen personvernerklæring.

Arkivering og sletting

Som hovedregel blir alle personopplysninger som registreres om medlemmer arkivert så lenge det er behov for dem. Bevaringsverdige opplysninger blir overlevert til Arbeiderbevegelsens arkiv og arkivert på ubestemt tid. Opplysninger som Fagforbundet ikke anser nødvendige for å oppfylle forpliktelsene overfor medlemmene, lovkrav eller andre legitime hensyn, blir slettet.

Behandlinger

Medlemsforvaltning

Generelt

Medlemskap registreres og forvaltes i medlemssystemet Fane 2 som driftes av TeleComputing AS. Medlemssystemet benyttes av Fagforbundet sentralt, kompetansesentrene, forbundsregionene og fagforeningene.

Det er ulike nettbaserte tjenester knyttet til medlemsforvaltningen. Disse er omtalt i egne avsnitt under Behandlinger og er i hovedsak driftet av Hallo Verden AS og Escio AS på infrastruktur levert av Hetzner Online GmbH og Evry AS.

Som del av medlemsforvaltningen registreres i hovedsak opplysninger om:

  • Navn
  • Fødsels- og personnummer
  • Fagforeningstilhørlighet og datoer for innmelding og utmelding
  • Kontaktinformasjon, herunder bostedsadresse, postadresse, telefonnummer og e-postadresse
  • Arbeidsforhold; herunder arbeidsgiver, arbeidssted, stilling, stillingsprosent og lønn
  • Tillitsverv
  • Inn- og utbetalinger
  • Medlemsfordeler/forsikringer
  • Deltakelse på arrangement og kurs

 

Opplysningene innhentes fra medlemmene selv, medlemmenes arbeidsgivere, arbeidsgivernes arbeidsgiverorganisasjoner, Det Sentrale Folkeregisteret (Skatteetaten) samt offentlig tilgjengelige registre via Bisnode AS.

Kontingenttrekk

Medlemmer som er omfattet av en tariffavtale eller som jobber i en bedrift som Fagforbundet har trekkavtale med, betaler normalt kontingent gjennom lønnstrekk. For at arbeidsgiver skal kunne trekke riktig kontingent, overfører Fagforbundet opplysninger om medlemskapet til arbeidsgiveren, herunder navn, fødsels- og personnummer og fagforeningstilhørlighet.

 

Arbeidsgiverne leverer lister til Fagforbundet over hvilke medlemmer som har blitt trukket kontingent, med opplysninger om navn, fødsels- og personnummer eller fødselsdato, beløp som har blitt trukket og opplysninger om avvik ved manglende trekk.

 

Grunnlaget for behandling og utveksling av personopplysninger i forbindelse med kontingenttrekk er tariffavtalen mellom Fagforbundet og arbeidsgiveren eller arbeidsgiverens arbeidsgiverorganisasjon. For medlemmer som ikke er omfattet av en tariffavtale, er behandlingsgrunnlaget samtykke fra den enkelte.

 

Medlemmer kan reservere seg mot at opplysninger om medlemskap oversendes til arbeidsgiveren ved å kontakte fagforeningen eller Fagforbundet sentralt.

Forsikringer og medlemsfordeler

Innboforsikringen LOfavør kollektiv hjemforsikring og stønadskassen (engangsutbetaling ved dødsfall) er inkludert i medlemskapet med mindre medlemmet har reservert seg mot forsikringene. Fagforbundets gruppelivsforsikring er en frivillig del av medlemskapet.

 

LOfavør kollektiv hjemforsikring, stønadskassen og gruppelivsforsikringen forvaltes av LOfavør og Sparebank1 Forsikring AS.

 

Innmelding og utmelding

Innmelding i Fagforbundet behandles gjennom innmeldingsskjema på nett og på papirblanketter. Papirblankettene behandles av Fagforbundet sentralt, forbundsregionene og fagforeningene, og arkiveres av organisasjonsleddet som mottar innmeldingen.

 

Utmelding av Fagforbundet behandles gjennom utmeldingsskjema på nett og skriftlig som brev. Utmeldinger som sendes som brev behandles av Fagforbundet sentralt, forbundsregionene og fagforeningene, og arkiveres av organisasjonsleddet som mottar utmeldingen.

 

Innmeldinger på nett behandles i Fagforbundets

Overføring av medlemskap

Overføring av medlemskap mellom Fagforbundet og andre LO-forbund gjennomføres i tråd med LOs og Fagforbundets vedtekter.

 

Registervask (automatisk oppdatering av registrerte opplysninger)

For å sikre at de registrerte opplysningene er mest mulig korrekte og oppdaterte, gjennomfører Fagforbundet jevnlig automatisk oppdatering av navn og kontaktopplysninger ved hjelp av systemet MatchIt som driftes av Bisnode AS. MatchIt sammenstiller de registrerte opplysningene med forskjellige offentlig tilgjengelige kilder, og oppdaterer Fagforbundets registre med opplysningene som mest sannsynlig er korrekte.

 

Det rettslige grunnlaget for automatisk oppdatering av registrerte opplysninger er å ivareta medlemmenes interesse i å sikre at opplysningene er mest mulig korrekte, og å ivareta personopplysningslovens krav til dataintegritet.

Kommunikasjon og masseutsendinger

Fagforbundet sender ut e-post, SMS og brev til både medlemmer og andre i forbindelse med blant annet tariffoppgjør, informasjonstiltak, fakturering og kampanjer.

 

Til kommunikasjon og masseutsendinger benytter Fagforbundet:

  • LinkMobility AS til SMS-utsending
  • The Rocket Science Group (Mailchimp og Mandrill), Evry AS og TeleComputing AS til e-postutsending
  • Postnord Strålfors AS til brevproduksjon
  • Posten Norge AS til brevutsending

Korrespondanse og saksbehandling

E-posthenvendelser, kontaktskjema og Facebook Chat

Skriftlige henvendelser via nettbaserte kanaler behandles i sakssystemet Zendesk som driftes av Zendesk Inc. Av personvernhensyn behandles ikke henvendelser som innbefatter behandling av personopplysninger via Facebook Chat.

 

E-posthenvendelser kan i tillegg behandles i Fagforbundets e-postsystem som driftes av Fagforbundet selv, og i ESA Sak og Arkiv, som driftes av Fagforbundet og Evry AS.

Telefonhenvendelser

Telefonhenvendelser registreres i systemet Telenor MBN Sentralbord, som driftes av Nordialog AS og Telenor ASA. Opplysningene som lagres er anroperens telefonnummer, tidspunkt for henvendelsen og samtalens varighet. I forbindelse med telefonhenvendelser fra medlemmer kan det også registreres opplysninger fra samtalen i medlemssystemene.

 

Det rettslige grunnlaget for behandling av korrespondanse av henvendelser er som hovedregel samtykke. Avhengig av korrespondansens karakter kan det også foreligge andre rettslige grunnlag for behandlingen.

Innlogging (autentisering)

Innlogging til Fagforbundets nettbaserte tjenester og mobil-app håndteres gjennom id.fagforbundet.no som driftes av Fagforbundet og Hallo Verden AS.

 

I forbindelse med innlogging og innloggingsforsøk lagres fødsels- og personnummer, IP-adresse, mobilnummer, type nettleser og tidspunkt for innloggingen. Ved innlogging med BankID lagres også brukerens BankID-referanse. Innlogginger og innloggingsforsøk blir anonymisert etter 30 dager.

 

Det rettslige grunnlaget for lagringen er en interesseavveining av hensyn til å gjennomføre sikker autentisering av brukere, og lovkrav til å sikre innloggingssystemet mot misbruk for å ivareta informasjonssikkerheten.

Uravstemninger

I forbindelse med etablering og reforhandling av tariffavtaler og andre sentrale avtaler, gjennomfører Fagforbundet uravstemninger blant alle medlemmene som er omfattet av avtalen. For å sikre avstemningenes integritet og etterprøvbarhet lagres medlemsnummeret til de som har stemt, samt IP-adressen og/eller mobilnummeret stemmen ble mottatt fra. Informasjonen slettes normalt innen 30 dager etter at avstemningsresultatet er godkjent.

 

Systemet for uravstemninger driftes av Fagforbundet og Hallo Verden AS.

 

Kurs og arrangementer

Påmelding og registrering av deltakelse

Påmelding til kurs og arrangementer håndteres i Proviso, som driftes av Proviso AS. Gjennomføring av kurs registreres også i Fagforbundets medlemssystem Fane 2, som driftes av TeleComputing AS.

 

I forbindelse med kurs og arrangementer registreres deltakernes navn, fødsels- og personnummer, kontaktopplysninger, preferanser og andre opplysninger som er nødvendige i forbindelse med arrangementet. Opplysningene innhentes fra deltakerne som selv fyller ut påmeldingsskjemaet.

 

For deltakere på kurs og arrangementer som ikke er medlemmer, er det rettslige grunnlaget for behandlingen avtalen som inngås ved påmelding.

E-læring

Nye tillitsvalgte i Fagforbundet får tilsendt en startpakke i form av et e-læringskurs. Kurset gjennomføres på plattformen Distribute som driftes av Inkrement AS.

 

I forbindelse med gjennomføring av e-læringskurs blir det registrert opplysninger om progresjon og gjennomføring i kurset.

Reiseregning og utlegg

Reiseregninger og utlegg registreres og behandles i systemet Unit4 Current som driftes av Fagforbundet, Unit4 AS og Evry AS.

 

I forbindelse med behandling av reiseregninger registreres navn, fødsels- og personnummer, kontaktopplysninger, kontonummer og opplysninger om reise, opphold og utgifter som er nødvendig for å behandle reiseregningen eller utlegget. Opplysningene innhentes fra den som har gjennomført reisen eller som står for utlegget som søkes refundert, og lagres i minst 5 år i henhold til lovkrav (bokføringsloven).

 

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i forbindelse med reiseregninger og utlegg er i utgangspunktet samtykke fra den som sender inn skjemaet. Når reiseregninger og utlegg er ferdig utfylt og sendt inn, er bokføringsloven Fagforbundets rettslige grunnlag for behandlingen.

Stipend

Søknad om stipend og behandling av stipendsøknader behandles i Fagforbundets stipendsystem som driftes av Hallo Verden AS på infrastruktur levert av Hetzner Online GmbH og Amazon Inc.

 

I forbindelse med stipendsøknader registreres navn, medlemsnummer, kontaktopplysninger, kontonummer, opplysninger om hvorvidt arbeidsgiver eller andre dekker deler av utgiftene, og opplysninger om kurset eller utdanningen som det søkes stipend for. Formålet og grunnlaget for registreringen er å behandle stipendsøknader i henhold til gjeldende regler for stipend i Fagforbundet og lovkrav (bokføringsloven). Opplysningene innhentes fra medlemmene som selv fyller ut søknaden.

Spørreundersøkelser

Fagforbundet gjennomfører spørreundersøkelser blant medlemmene for å innhente innsikt og innspill. Til spørreundersøkelser benyttes Opinion AS, Netigate Norge AS, SurveyMonkey, Typeform og LO Media. De fleste spørreundersøkelsene gjennomføres anonymt og dermed uten behandling av personopplysninger. I tilfeller der det innhentes personopplysninger, er behandlingen regulert i en databehandleravtale med leverandøren. Personopplysningene blir slettet når formålet med undersøkelsen er oppnådd.

 

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i forbindelse med spørreundersøkelser er den enkeltes samtykke, med mindre noe annet er spesifisert i undersøkelsen.

Tilknyttede og samarbeidende organisasjoner

LO

Fagforbundet er tilsluttet hovedsammenslutningen LO og samarbeider med andre organisasjoner innad i LO for å ivareta medlemmenes interesser og oppfylle Fagforbundets og LOs formål.

LOfavør

Fordelsprogrammet LOfavør er en del av medlemskapet i Fagforbundet. LOfavør eies av LO og alle LO-forbundene. Inkludert i medlemskapet er LOfavør Kollektiv Hjem innboforsikring og andre forsikringsordninger. LOfavør sender informasjon til Fagforbundets medlemmer om kollektive avtaler, individuelle fordeler og hvordan man kan ta i bruk fordelsprogrammet som medlem.

 

Se LOfavørs personvernerklæring for mer informasjon om  hvordan LOfavør behandler personopplysninger.

Leverandører

Utover de samarbeidende organisasjonene i LO, har Fagforbundet avtaler med leverandører om å yte forskjellige tjenester som innbefatter behandling av personopplysninger.

 

Leverandører i alfabetisk rekkefølge:

 

  • Amazon Inc.
  • Artisti AS
  • Bisnode AS
  • Broadcom AS
  • Escio AS
  • Evry AS
  • Fence AS
  • Filemail AS
  • Google Inc.
  • Hallo Verden AS
  • Hetzner Online GmbH
  • Inkrement AS
  • Link Mobility AS
  • Netigate AS
  • Nordialog AS
  • Posten Norge AS
  • Postnord Strålfors AS
  • Proviso AS
  • Sparebank1 Forsikring AS
  • TeleComputing AS
  • Telenor ASA
  • The Rocket Science Group Inc.
  • Unit4 AS
  • Zendesk Inc.

 

Sikkerhetstiltak

Fagforbundet har etablert rutiner for å beskytte integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet i forbindelse med behandling av personopplysninger.

 

Det stilles krav om tilfredsstillende informasjonssikkerhet hos samarbeidende organisasjoner og leverandører som behandler personopplysninger på vegne av Fagforbundet.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i opplysningene som Fagforbundet har lagret om deg. Dersom Fagforbundet har registrert uriktige eller ufullstendige opplysninger om deg, har du rett til å få opplysningene rettet eller supplert. Dersom Fagforbundet har registrert opplysninger som det ikke er behandlingsgrunnlag for, har du rett til å få opplysningene slettet.

 

Du kan ha flere rettigheter i tråd med personopplysningsloven enn de som er nevnt her. Ta kontakt med oss dersom du har spørsmål om rettighetene dine.

 

Krav om innsyn, retting og sletting besvares innen 30 dager. Slike krav kan rettes til Fagforbundet på personvern@fagforbundet.no eller per brev.

 

Kontakt oss

E-post: personvern@fagforbundet.no

Telefon: 23 06 40 00

Postadresse: Postboks 7003 St Olavs plass, 0130 Oslo